Les modalités de récupération des charges

Les charges récupérables sont des dépenses relatives au logement, que vous payez et dont vous demandez remboursement au locataire. Il les paie en complément du loyer et il faut bien qu’elles soient distinctes du loyer dans votre contrat de location.

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Dans votre bail de location, faites apparaître distinctement le montant du loyer hors charges et le montant des charges récupérables.

Quelles charges sont imputables au locataire ?

Toutes les charges relatives au logement ne peuvent pas être assignées au locataire, seules les charges dites récupérables peuvent l’être. En résumé, les charges payables par le locataire représentent les dépenses d’entretien des parties communes (ménage, entretien des espaces verts, de l’ascenseur, chauffage collectif…), les petites réparations, et la taxe d’enlèvement des ordures ménagères.

En revanche, ce n’est pas au locataire de faire gros travaux dans l’appartement, et il ne s’agit pas de lui facturer la remise à neuf du logement. Prenez bien en compte la vétusté et l’usure naturelle.

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Par exemple, le locataire peut changer le joint du robinet, mais si le robinet entier est à changer, c’est à vous de vous en charger !

Comment récupérer les charges locatives ?

En location vide, votre locataire doit payer les charges au réel avec une provision pour charges. Dans le cas d’un meublé ou d’une colocation, vous avez plusieurs possibilités pour le recouvrement des charges : le locataire peut vous verser tous les mois une provision pour charges ou bien un forfait pour charges.

  • Avec une provision pour charges, votre locataire vous verse tous les mois une avance qui anticipe les charges réelles que vous aurez à payer. Une fois par an, vous recevez l’arrêté des comptes du le syndic et il vous appartient de régulariser les charges. C’est-à-dire que si vous avez payé moins de charges que ce que le locataire a avancé, vous lui devez de l’argent - et inversement.
  • Avec un forfait pour charges, le locataire verse aussi une avance mensuelle qui anticipe ce dont il sera redevable au niveau des charges, à l’exception qu’il s’agit d’un montant fixe n’y a pas de régularisation.
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Si vous louez en meublé, le forfait est la solution la plus pratique puisqu’il n’y a rien à régulariser : cela simplifie la gestion locative ! Il faut juste faire attention à ce que le forfait ne soit pas disproportionné par rapport aux charges, cela peut vous être préjudiciable. La taxe d’enlèvement des ordures ménagères doit aussi être comprise dans le forfait, vous ne pouvez pas la réclamer en plus du forfait.

Comment calculer les charges ?

Avec un régime forfaitaire, il n’y a pas de régularisation possible. Vous devez donc faire en sorte d’intégrer dans le forfait l’ensemble de charges imputables à votre locataire, sans non plus lui demander un montant excessif.

Avec un régime au réel, vous calculez une provision sur charges. Pour cela, référez vous au montant demandé au locataire l’année passée, et au décompte des charges du syndic de copropriété. Vous devez distinguer sur ce décompte la part de charges locatives récupérables.

Pour vous donner un ordre d’idée, les charges locatives s’élèvent en moyenne à 46,77€ par mètre carré par an pour une copropriété dotée de tous les équipements. En se basant sur cette moyenne, le locataire paierait environ 935€ par an de charges, soit 77€ par mois, pour un appartement de 20m2. Ce n’est qu’une estimation, ce montant peut bien sûr être revu à la baisse si l’immeuble possède moins d’équipements et demande moins d’entretien, et inversement.

La régularisation

Si votre locataire paie ses charges avec une provision pour charges, vous serez amené à régulariser les charges locatives pour équilibrer le montant de la provision et les dépenses réelles constatées. Dans le cas d'un forfait pour charges, il n'y a pas de régularisation. Vous régularisez à partir du décompte annuel des charges de copropriété. Vérifiez si la provision a couvert les dépenses réelles.  

En cas de trop-perçu, vous pouvez rembourser votre locataire en le déduisant du loyer suivant. Si c’est votre locataire qui vous doit une partie des charges locatives, vous pouvez lui en demander le complément sur une durée de 3 ans. 

Vous devez envoyer le décompte des charges à votre locataire 1 mois avant la régularisation. Ensuite, il doit avoir à disposition pendant les 6 mois qui suivent l'envoi du décompte les documents qui justifient la régularisation. En cas de contestation du locataire, vous devez pouvoir prouver que le justificatif a bien été transmis, car il n'est tenu de payer la régularisation que s’il en a bien été informé.

Peut-on récupérer les charges sur le dépôt de garantie ?

Vous pouvez retenir une partie du dépôt de garantie au titre des charges à condition que les charges sont payables au réel et que le locataire quitte le logement alors que vous ne disposez pas de l’arrêté annuel des comptes du syndic, donc que vous n’avez pas encore pu procéder à la régularisation des charges. Vous pouvez conserver jusqu’à 20% du dépôt de garantie en attendant de pouvoir régulariser.

Quel délai pour la récupération des charges locatives ?

Vous pouvez réclamer tout arriéré des charges pendant une durée de 3 ans à partir du début de la dette, y compris après le départ du locataire.